Загубити важливий документ завжди неприємно, особливо коли йдеться про касові апарати та можливі питання від ДПС. Проте, якщо ви або ваш касир втратили паперове реєстраційне посвідчення на класичний РРО, панікувати не варто.

Чи передбачена відповідальність за втрату?

Коротка відповідь: ні. Згідно з нормами профільного Закону України № 265/95-ВР, жодних фінансових санкцій чи штрафів безпосередньо за сам факт втрати реєстраційного посвідчення на РРО не передбачено. Про це також нагадують фахівці ДПС.

Але є важливий нюанс щодо зберігання

Відсутність штрафу за втрату не означає, що документ взагалі не потрібен. Відповідно до вимог Наказу Мінфіну № 547, суб’єкт господарювання зобов'язаний зберігати безпосередньо на місці проведення розрахунків:

• реєстраційне посвідчення (форма № 3-РРО, ідентифікатор J1413405);
  
  
• останню довідку про опломбування РРО. (Дозволяється зберігати їхні копії).

Рахунок …2600…

• Яким чином здійснена оплата: Це розрахунковий рахунок підприємця і оплата здійснена через клієнт банк, тобто використовувати РРО не потрібно.

Рахунок …2620…

• Яким чином здійснена оплата: Це рахунок фізичної особи, проте який саме – незрозуміло. Може бути як поточний рахунок фізособи, так і картковий рахунок фізособи, в зв’язку з цим, чи проводити такий платіж через РРО маєте вирішувати Ви.

Рахунок …2650…

• Яким чином здійснена оплата: Такі рахунки означають, що оплата була проведена через небанківські фінансові установи (тобто Fondy, WayforPay тощо). Проаналізувавши вище, за позицією податківців, отримавши подібний платіж, необхідно обов’язково застосовувати РРО;

10 березня 2026 року Державна податкова служба України випустила новий наказ № 160, яким оновила редакцію Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій (попередній наказ № 744 від 21.12.2020 р.). З актуальним переліком касових апаратів вже можна ознайомитися на офіційному порталі ДПС.

Традиційно оновлений Держреєстр поділяється на два ключові блоки:

• Розділ І: включає 63 моделі РРО, які наразі схвалені податковою для первинної реєстрації.
  
  
• Розділ II: містить 140 моделей, щодо яких діє заборона на первинну реєстрацію.

Сучасна альтернатива класичним РРО

17 грудня 2024 року набрав чинності наказ Мінфіну від 22.11.2024 № 601 (з урахуванням уточнень, внесених наказом Мінфіну від 11.12.2024 № 632), яким вносять зміни до форми та змісту фіскальних чеків (форма № ФКЧ-1)
Відповідно до наказу формувати чеки за старою формою дозволили тільки до 1 січня 2025 року (в окремих випадках магазинам безмитної торгівлі — до 16 березня 2025 року).
Як зауважила народний депутат Ніна Южаніна, наказ Мінфін розробляв та узгоджував більше року, а от на розробку нового програмного забезпечення та перепрограмування РРО та ПРРО залишив тільки 14 днів.
Проте нереальність цих строків не змінює те, що після 1 січня 2025 у разі видачі фіскального чеку за старою формою, такий чек не вважатимуть розрахунковим документом. Торговця можуть оштрафувати на суму  100% вартості проданих з порушеннями товарів за перше порушення і 150% - за наступні (певну категорію ФОП-спрощенців — 25% та 50% відповідно).
За інформацією Ніни Южаніної