Як правильно зберігати електронні документи: вимоги законодавства та надійне рішення від M.E.Doc

Електронний документообіг (ЕДО) — це беззаперечна зручність для бізнесу, але робота з цифровими файлами має свої законодавчі нюанси. Чи знали ви, що мінімальний термін зберігання електронних документів становить 1095 днів?

Скільки часу потрібно зберігати файли, як правильно організувати архів та що робити, якщо термін дії вашого електронного підпису (КЕП) закінчився? Розбираємося з усіма вимогами покроково.

Базові правила зберігання: що каже Закон

Згідно із Законом України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», електронні документи мають зберігатися на цифрових носіях у такий спосіб, щоб завжди можна було перевірити їхню цілісність.

Три головні вимоги до електронного архіву:

1. Доступність: інформація має бути легкодоступною для подальшого використання.
   
   
2. Відновлюваність: документ має відкриватися саме в тому форматі, в якому був створений, надісланий або отриманий.
   
   
3. Ідентифікація: повинна зберігатися вся історія (походження, призначення, дата і час надсилання чи отримання).
   

Важливо: Строк зберігання електронних документів не може бути меншим, ніж для їхніх паперових аналогів. Якщо ваш носій не розрахований на такий тривалий термін, закон зобов'язує дублювати файли на інші носії або, в крайньому разі, створювати паперові копії.

Скільки часу зберігати документи (Вимоги ПКУ)

Податковий кодекс України (ст. 44.3) чітко регламентує строки зберігання документів, пов'язаних з податковими зобов'язаннями. Відлік починається від дати подання звітності (або граничного строку її подання).

• 1095 днів (3 роки) — стандартний термін для більшості первинних документів та документів, контроль за якими здійснює ДПС.
  
  
• 1825 днів (5 років) — первинні документи платників податку на прибуток та юридичних осіб на спрощеній системі оподаткування.
  
  
• 2555 днів (7 років) — документи щодо трансфертного ціноутворення та контрольованих іноземних компаній (КІК).
  
  

Зверніть увагу на особливі періоди: Під час дії карантину та воєнного стану перебіг строків давності зупиняється, а строки зберігання документів продовжуються (згідно з п. 69 та п. 522 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Також строки продовжуються у разі ліквідації підприємства, судових оскаржень або якщо податкова перевірка ще не проводилася.

Які саме документи потрібно зберігати?

• Первинні документи (рахунки, накладні, акти), пов’язані з податками — мінімум 5 років.
  
  
• Електронна звітність — архів файлів, поданих до ДПС.
  
  
• Договори та угоди (з додатками) — від 5 років до постійного зберігання.
  
  
• Ділове листування, довідки, специфікації — в середньому близько 5 років.
  
  

Проблема простроченого КЕП: як перевірити підпис через роки?

Максимальний термін дії кваліфікованого електронного підпису (КЕП) — 2 роки. Виникає логічне запитання: як податкова чи суд перевірять справжність підпису на документі, який зберігається 5 або 7 років?

Рішення для довготривалого зберігання у M.E.Doc

У програмі M.E.Doc реалізована можливість зберігати первинні документи з КЕП у спеціальному форматі CAdES-Х Long.

Це міжнародний стандарт електронного підпису, створений спеціально для довготривалого архівування. Він містить розширений набір атрибутів, які дозволяють підтвердити юридичну силу документа навіть тоді, коли:

• Термін дії вашого ключа давно закінчився.
  
  
• Сертифікат був відкликаний після підписання.
  
  
• Джерело видачі підпису (АЦСК) більше недоступне.
  
  

Формат автоматично «зашиває» в документ позначку часу, всі необхідні кореневі сертифікати та статуси перевірки на момент підписання. Завдяки M.E.Doc ви можете бути впевнені, що ваш електронний архів надійно захищений і пройде будь-яку перевірку навіть через десятиліття.